Quản lý dự án hiệu quả với phần mềm Microsoft Project
MS Project của Microsoft (MS) là một chương trình có khả năng rất lớn, được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực khác nhau, nghĩa là bất cứ một công việc (hay một dự án) nào tuân theo một tiến trình thì đều có thể áp dụng được MS Project. Bên cạnh đó, nó cũng được thiết kể để làm việc nhóm và cho phép mở rộng. Với mục đích hướng dẫn cơ bản, BBT Bản tin nội bộ xin giới thiệu đến độc giả các nội dung chính cũng như việc sử dụng MS Project vào công việc cụ thể của mình (tổ chức thực hiện một dự án thông thường).
MS Project là chương trình được tổ chức dưới dạng bảng và các biểu đồ quan sát. NÓ cho phép người dùng cập nhật, lập các bảng báo cáo một cách dễ dàng trong baastcuws thời diểm nào của một dự án. Bên cạnh đó MS Project còn cho phép làm việc cùng lúc với nhiều dự án, độc lập hoặc liên quan với nhau. Một điều quan trọng nữa là nó cung cấp khả năng giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án, như thay đổi thời gian thực hiện công tác nào đó, thay đổi điều kiện ràng buộc công tác, phân bố lại tài nguyên…
Các yêu cầu cơ bản cho máy tính và phần mềm hỗ trợ
1. Môi trường hoạt động: Microsoft 9x/Me/2000/XP.
2. Cấu hình máy tính: Chỉ cần đáp ứng được yêu cầu theo hệ điều hành trên.
3. Có thể cài đặt MS Project độc lập, không cần kèm theo bất cứ chương trình nào.
4. Nên có bộ gõ tiếng Việt và dùng font UNICODE. Hệ điều hành thích hợp nhất nên từ WinMe trở lên. Nếu dùng
Win98Se thì cần phải cài bộ Office 2000 để có bộ font Unicode. Bộ õ tiếng Việt hỗ trợ Unicode có thể dùng Vietkey 2000.
Các tiện ích của MS Project
1. Hệ lệnh trong danh mục (menu) và trong các nút bấm (buttons) trên thanh công cụ (toolbars) là tương đồng nhau, tuy được bố trí khác nhau. Các nút bấm có thể thêm, bớt bằng tiện ích “Customize” được gọi ra bằng cách nhấp phải chuột vào phần “toolbars” và các nút dược kéo thả để thêm hay bớt.
2. MS Project là một chương trình kiểu “thấy gì thì in ra như thế” cho nên việc trình bày ngay trên màn hình cũng như thiết lập giấy in là điều cần hoàn thành trong quá trình thao tác. Chi tiết phần này có thể tìm thấy trong menu “File” và “View”.
3. Các thao tác cơ bản trong sử dụng các chương trình thông dụng như: Tạo mới, lưu trữ, cắt dán,… tương tự như trong các ứng dụng phổ biến khác. Hay nói cách khác nếu sử dụng tốt Windows và MS Office (Word, Excel…) thì người dùng sẽ không gặp trở ngại trong thao tác trên MS Project.
4. Để thuận tiết trong quá trình soạn thảo, tác giả chỉ trình bày theo lệnh trong danh mục mà không trình bày theo các lệnh nút bấm. CHunsg ta có thể tự tìm hiểu chúng bằng cách di chuyển chuột trên nút bấm tương ứng.
5. Mỗi thao tác được thể hiện trong một dòng, khi kết thúc thao tác bao giờ cũng là bấm chọn nút “Ok” hay “Apply” hoặc bấm phím “Enter”. Hủy một thao tác bao giờ cũng là bấm chọn nút “Cancel” hoặc bấm phím “Esc”.
6. Đây là chương trình giao tiếp với người dùng bằng tiếng Anh nên người sử dụng cần biết một số từ tiếng Anh cơ bản và chuyên ngành để sử dụng.
7. Phần “help online” của MS Project rất đầy đủ và chi tiết nên khi nắm được phần cơ bản nên dùng trực tiếp phần “help online” cho các công việc đòi hỏi sự chuyên sâu hơn.
Một số bước chính trong việc quản lý một dự án của MS Project
1. Chuẩn bị thông tin cho dự án: Gồm tên dự án, mục đích của dự án, tác giả thực hiện, tên công ty tiến hành lập dự án…
2. Các thiết lập ban đầu cho dự án mới (new project): Gồm thông tin chính của dự án, thiết lập thời gian, lịch, kế hoạch làm việc…
3. Khai báo tài nguyên sẽ sử dụng trong dự án: Tài nguyên được dùng trong dự án bao gồm nhân công, vật liệu và máy móc các loại…
4. Bắt đầu với bước lập dự án: Việc tổ chức lập một dự án chính là nhập số liệu, quan sát các quá trình thực hiện của từng hạng mục trong dự án và cập nhật sửa đổi chúng theo yêu cầu cụ thể nào đó cho từng hạng mục bằng các bảng (table) khác nhau. Mỗi bảng thường có hai vùng, một vùng bên trái được tổ chức theo các hàng và cột để nhập số liệu, còn vùng bên phải dùng để hiển thị các tiến trình và mối quan hệ giữa chúng.
5. Cập nhật tiến độ trong quá trình thực hiện dự án: Cập nhật tiến độ thực hiện các công tác là yếu tố quan trọng để giám sát, tổ chức thực hiện dự án. Mỗi công tác bao gồm một số thông tin chính cần phải cập nhật như: khối lượng đã hoàn thành (tính theo %), thời gian thực tế hoàn thành, thời điểm bắt đầu và kết thúc thực tế.
6. Xác lập đường găng của dự án: Đường găng (Critical Path) là đường đi từ đầu đến cuối dự án theo các công tác có thời gian hoàn thành dài nhất. Các công tác nằm trên đường găng được gọi là công tác găng và thông qua đường găng ta có thể điều chỉnh được tiến độ dự án.
7. In các biểu đồ và báo cáo: Các báo cáo được Project hỗ trợ khá đa dạng, tuy nhiên người dùng bị hạn chế can thiệp vào một số định dạng của báo cáo như một số ghi chú, tên các cột… Việc kết xuất báo cáo hoàn toàn tự động, ta chỉ cần chọn mục phù hợp là xong. Việc in các báo cáo cũng tương tự như việc kết xuất, được Project làm tự động, nếu cần ta chỉ điều chỉnh trong phần “Page setup” để in cho đẹp hơn.