Những cống hiến không ồn ào

Tháng 6/2014, HiPT vui mừng nhận tin trúng thầu “Cung cấp, lắp đặt và cấu hình Trung tâm Tích hợp dữ liệu” cho khách hàng là Công ty TNHH VinE-com. Gói thầu có giá trị gần 80 tỷ đồng này đã lọt vào TOP 5 hợp đồng có giá trị lớn nhất trong lịch sử kinh doanh của HiPT và trở thành một “hiện tượng” của HiPT trong suốt kỳ 186-20th vừa qua.

Nói đến thành công của việc đưa dự án về HiPT dịp 186-20th, công đầu mọi người thường nhắc đến anh TìnhĐT (GĐ TTKD số 05) và anh TúBQ (TTKD số 05). Kế đến, chắc chắn mọi người không thể không nhắc đến các chuyên gia công nghệ đầy nhiệt huyết và trách nhiệm như anh LinhLN, anh ĐạtLD và các anh em kỹ thuật khác đã nhiệt tình tư vấn, hỗ trợ trong suốt quá trình xây dựng dự án. Và tất nhiên, chúng ta cũng không thể không kể đến sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Ban Tổng Giám đốc.

Không “xông pha tiền tuyến” như anh TìnhĐT và anh TúBQ, không cốt lõi khi hỗ trợ xây dựng giải pháp cho khách hàng như anh LinhLN hay anh ĐạtLD, nhưng có những người vẫn ngày đêm âm thầm, cần mẫn hoàn thành tốt công việc của mình, đảm bảo từng đơn hàng đúng từng chi tiết và chính xác từng ngày; đảm bảo từng biên bản họp, biên bản nghiệm thu đều được thực hiện đúng biểu mẫu, quy trình.

Phóng viên Bản tin nội bộ đã có cuộc trò chuyện ngắn với chị HàTTH (Phòng QHĐT&MH) và chị LiễuBT (Phòng QTHĐ) – những người hỗ trợ trực tiếp cho dự án nhằm mang đến cho độc giả cái nhìn rõ nét hơn về công việc của họ nói chung và những đóng góp thầm lặng của họ đối với dự án này nói riêng.

CHỊ TRẦN THỊ HỒNG HÀ

Nhân viên Phòng QHĐT&MH

PV: Chào chị, rất cảm ơn chị đã dành thời gian để tham gia phỏng vấn cho bản tin HiPT News số này. Được biết, chị đã có hơn bốn năm kinh nghiệm trong việc mua hàng, có bao giờ chị phải phụ trách một đơn hàng của một khách hàng khó tính như VinGroup?

Hà-THH: Phụ trách đơn hàng là một trong những công việc hàng ngày của tôi nói riêng và của Nhóm Mua hàng nói chung. Để đếm được tổng số đơn hàng mà Nhóm đã thực hiện chắc tôi xin phép phải mở bảng kê mà ISO đặt tên “Thống kê mua hàng” để có được con số chính xác. Theo quan điểm làm việc của tôi, mỗi khách hàng đều có những tính cách, tác phong làm việc và những yêu cầu chuyên biệt, vì vậy, tôi chưa dành danh hiệu “khách hàng khó tính” cho bất kỳ ai. Nhắc đến VinGroup, mọi người thường nghĩ ngay đến những “cửa ải” đầy khó khăn, nhưng với tôi, VinGroup đơn thuần chỉ là một khách hàng có thêm nhiều yêu cầu hơn so với các khách hàng trước đó. Vì thế, trong vai trò của một chuyên viên mua hàng, tôi luôn sẵn lòng đáp ứng các yêu cầu mà họ đưa ra.

PV: Điều gì khiến chị cảm thấy khó khăn và áp lực nhất khi thực hiện dự án này? Chị đã khắc phục những khó khăn đó như thế nào?

Hà-TTH: Tiến độ dự án chính là áp lực lớn nhất đối với tôi khi theo dự án này. Khách hàng yêu cầu HiPT phải hoàn thành hệ thống để có thể vận hành chạy thử trong vòng 10 tuần kể từ ngày ký hợp đồng (không kể ngày nghỉ cuối tuần và ngày lễ). Trong khi đó, đa phần hàng hóa đều phải nhập khẩu, thời gian nhập hàng về khá lâu và lại rất sát với thời gian yêu cầu của khách hàng. Yếu tố rủi ro này vô hình chung đã tạo nên không ít áp lực cho tôi nói riêng và các anh chị em cùng theo dự án nói chung.

Bên cạnh đó, dự án lại được triển khai vào đúng thời điểm Công ty tổ chức sinh nhật và nghỉ mát nên các bộ phận hỗ trợ khác như Kế toán, Tài chính đều lên phương án chặt chẽ để đảm bảo tiến độ nhập hàng hóa.

Ngoài những “cái khó” từ phía chủ quan, còn một vài yếu tố khó khăn khách quan xuất phát từ phía khách hàng như việc khách hàng thay đổi thiết kế, thay đổi sản phẩm ở phút “cuối cùng” khiến phương án và hợp đồng tưởng như đã chốt xong để triển khai lại phải thay đổi. Mỗi lần thay đổi như vậy, công việc của tôi và các anh chị em trong nhóm lại bắt đầu từ con số 0. Nói khó khăn là vậy, nhưng bằng mọi cách chúng tôi vẫn luôn phải cố gắng phối hợp với các anh chị em kinh doanh, tư vấn kỹ thuật và tài chính để giải quyết tốt mọi công việc. Bởi chúng tôi hiểu rằng, trong tình hình kinh tế khó khăn như hiện nay, việc giành được một đơn hàng lớn như vậy là điều vô cùng đáng trân trọng. Các anh chị em kinh doanh và kỹ thuật đã không quản vất vả để mang hợp đồng về thì chúng tôi, những người làm việc ở bộ phận hỗ trợ không có lý do gì để không phối hợp hoàn thành tốt công việc.

PV: Sau khi được tiếp xúc và làm việc với một khách hàng lớn như VinGroup, bản thân chị học hỏi được những gì?

Hà-TTH: Quả thật, VinGroup là một Tập đoàn tài chính lớn, và không phải bỗng nhiên mà họ có thể xây dựng công ty ngày một lớn mạnh như ngày nay. Mặc dù chủ yếu tiếp xúc với khách hàng qua email và điện thoại, nhưng tôi nghĩ không chỉ riêng HiPT mà các công ty đối tác, khách hàng khác của VinGroup đều có thể học tập được rất nhiều từ họ.

Thứ nhất, năng suất lao động cao và áp lực công việc lớn: Việc HiPT phải hoàn thành các yêu cầu khắt khe của khách hàng không chỉ tạo áp lực cho phía HiPT, mà ngược lại, bản thân các cán bộ VinGroup theo dự án này cũng phải “căng như dây đàn” để theo sát chúng ta.

Thứ hai, tính kỷ luật và làm việc nghiêm túc: Sự chuyên nghiệp của họ được thể hiện qua từng chi tiết nhỏ nhất như “deadline” cho từng hạng mục công việc, các yêu cầu về bộ hồ sơ tài liệu dự án…

Thứ ba, tính chủ động trong công việc: Luôn đặt mình vào thế chủ động vì vạn vật xung quanh ta đều thay đổi từng ngày từng giờ, vì thế, đơn hàng thay đổi là điều đương nhiên (Cười).

Thứ tư, trách nhiệm và tự trọng trong công việc: Mỗi người đều được phân công một công việc rõ ràng trong dự án, và hãy có trách nhiệm hoàn thành nó đúng thời hạn để không ảnh hưởng tới toàn bộ dự án.

PV: Xin cảm ơn chị đã dành thời gian trả lời các câu hỏi của chúng tôi. Chúc chị và các cộng sự hoàn thành dự án đúng tiến độ.

CHỊ BÙI THÚY LIỄU

Nhân viên – Phòng QTDA

PV: Chào chị, được biết trước khi chuyển sang làm chuyên viên Quản trị dự án, chị đã có nhiều năm gắn bó với công việc mua hàng. Mặc dù cả công việc trong quá khứ và hiện tại đều mang tính chất hỗ trợ cho kinh doanh, tuy nhiên chắc hẳn về mặt chuyên môn cũng như kỹ năng của hai công việc này vẫn sẽ có một vài điểm khác biệt?

Liễu-BT: Trước đây, khi làm việc ở vị trí của chuyên viên mua hàng thì sự chủ động thuộc về chúng ta – những người mua hàng. Còn hiện tại, khi trở thành chuyên viên quản trị dự án thì tính chất công việc đã có sự thay đổi. Thay vì có quyền đưa ra yêu cầu cho khách hàng thì chúng tôi phải đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.

Xét từ góc độ chuyên môn, nếu chuyên viên mua hàng cần có hiểu biết nhất định về sản phẩm, thiết bị thì chuyên viên quản trị dự án cần có cái nhìn tổng quan và khả năng bao quát dự án, thuần thục kỹ năng thương thảo và soạn thảo văn bản…

PV: Với vai trò là chuyên viên quản trị dự án của một dự án có những yêu cầu nghiêm ngặt về mặt thủ tục và tiến độ như VinGroup, chị đã làm gì để có thể đáp ứng được các yêu cầu về mặt công việc?

Liễu-BT: Do đã từng làm việc với tập đoàn VinGroup khi triển khai dự án Vinmec trước đây nên khi được phân công phụ trách dự án này, tôi đã sẵn sàng “lên dây cót” tinh thần. Tính chủ động cao là điều đặc biệt cần thiết khi làm việc. Sau khi hai bên chính thức ký kết hợp đồng, tôi và các anh chị em trong dự án đã cùng họp, thống nhất các danh mục công việc cùng các “deadline” đi kèm. Đối với những trường hợp phát sinh, cần có sự chủ động và kết nối với các bộ phận kinh doanh, kỹ thuật và mua hàng để đạt được sự đồng thuận sớm, thuận tiện cho việc triển khai công việc.

PV: Trong suốt quá trình theo sát dự án này, điều gì đã để lại trong chị nhiều ấn tượng nhất?

Liễu-BT: Có thể nói đây gần như là dự án đầu tiên mà tôi phụ trách cả mảng quản trị dự án lẫn quản trị hợp đồng trong khi bản thân tôi chưa có nhiều các kinh nghiệm chuyên môn. Trong quá trình theo sát dự án, nhờ có sự hỗ trợ từ phía các đồng nghiệp, tôi đã rút ra được nhiều bài học về kỹ năng xử lý công việc cũng như nâng cao khả năng chuyên môn. Cá nhân tôi luôn tâm niệm rằng, khó khăn càng lớn thì phần thưởng càng nhiều. Với tôi, phần thưởng ở đây chính là những kinh nghiệm quý báu mà mình đã tích lũy được.

PV: Xin chúc mừng chị dù trong “gian khó” vẫn tìm được cho mình những điều đáng quý làm “của để dành”. Câu hỏi cuối cùng chúng tôi muốn dành cho chị là, chị có mong muốn hoặc đề xuất gì đối với Công ty để nâng cao hiệu quả làm việc không?

Liễu-BT: Trên thực tế thì những công việc chúng tôi làm hàng ngày chủ yếu đều dựa trên kinh nghiệm bản thân, cộng với sự chia sẻ của các anh chị quản lý cũng như đồng nghiệp. Vẫn biết rằng kinh nghiệm thực tế vẫn là điều đáng quý nhất, nhưng nếu được, tôi hi vọng rằng, Công ty có thể tổ chức các lớp hoặc khóa đào tạo chính quy ngắn hặn để chúng tôi có thể kết hợp vận dụng cùng với chút “vốn liếng” sẵn có, từ đó hoàn thành công việc một cách chuyên nghiệp và xuất sắc hơn.

PV: Xin cảm ơn những chia sẻ của chị. Chúc chị luôn hoàn thành tốt các công việc được giao và tích lũy thêm được nhiều điều mới mẻ.

Chắc hẳn những ai đã từng hợp tác với VinGroup đều hiểu rằng, để lấy được dự án từ Tập đoàn này đã khó, hoàn thành dự án đúng tiến độ còn khó gấp bội phần. Cũng chính vì vậy, việc thắng thầu mới chỉ đảm bảo cho một nửa thành công của dự án. Việc dự án có hoàn thành đúng tiến độ, đúng yêu cầu của khách hàng hay không sẽ quyết định phần còn lại mang đến chiến thắng trọn vẹn cho toàn đội dự án.

Kết thúc hai cuộc phỏng vấn, điều đọng lại trong tâm trí của Phóng viên Bản tin nội bộ là sự nhiệt tình, trách nhiệm, hết mình với công việc của chị Hà-TTH và chị Liễu-BT. Trong suốt quá trình phỏng vấn, phóng viên không nhận thấy sự mệt mỏi hay thái độ “kêu ca, phàn nàn” từ họ. Bất chấp việc “ẩn mình” sau sự thành công của mỗi dự án, họ chỉ mong rằng Công ty có ngày càng nhiều các dự án lớn (kể cả là dự án khó) để mỗi ngày làm việc của họ tuy bận rộn nhưng đều trôi qua một cách ý nghĩa nhất. Và cũng qua đây, chúng ta có thể hiểu rằng, đằng sau mỗi thành công vang dội, đâu đó vẫn có những đóng góp và cống hiến không chút ồn ào.