Ứng dụng Redmine trong quản lý, báo cáo tại HiPT

Redmine là một công cụ quản lý vấn đề (issue) dựa trên nền tảng web, có thể áp dụng thực hiện các chức năng quản lý các loại vấn đề: nhiệm vụ, lỗi, yêu cầu hỗ trợ, … của dự án một cách cơ bản. Redmine có ưu thế trong quản lý dự án là đáp ứng sẵn sàng những nội dung được quan tâm cho các vai trò từ quản lý dự án tới các thành viên trong dự án và các cá nhân/nhóm/bộ phận liên quan khác. Hiện nay, HiPT cũng đã đưa vào ứng dụng Redmine trong việc quản lý, báo cáo hàng ngày tại các dự án ở một số bộ phận.

Phóng viên Bản tin nội bộ đã có cuộc phỏng vấn nhanh với chị Lưu Thị Mai Hương (HươngLTM) – Trưởng phòng Quản trị dự án và Chất lượng để hiểu rõ hơn về những lợi ích mà Redmine mang lại trong việc quản lý báo cáo tại HiPT. Mời độc giả cùng theo dõi!

PV: Redmine được ứng dụng trong việc quản trị dự án tại HiPT bắt đầu từ thời điểm nào và dành cho những đối tượng nào, thưa chị?

Chị HươngLTM: Redmine được bắt đầu áp dụng tại HiPT từ tháng 01/2013. Trước đó là khoảng thời gian tìm hiểu và chạy thử trước tại Trung tâm phát triển kinh doanh, Trung tâm Mạng & An ninh Bảo mật và Trung tâm Tích hợp hệ thống. Sau khi chạy thử ổn định, phạm vi được mở rộng thêm cả Trung tâm Phần mềm và tại phòng Quản trị dự án. Việc ứng dụng Redmine cũng được mở rộng từ quản lý các nhiệm vụ được giao của dự án/bộ phận tới những yêu cầu dịch vụ kỹ thuật, sự không phù hợp khi kiểm soát, lỗi, …

PV: Phần mềm Redmine mà hiện nay chúng ta đang sử dụng là phần mềm nguồn mở sẵn có hay do HiPT xây dựng?

Chị HươngLTM: Phần mềm Redmine được sử dụng hiện nay là phần mềm nguồn mở sẵn có. Chúng ta có thể tải về một cách đơn giản và cài đặt nhanh chóng. Tuy nhiên, ứng dụng trong việc quản lý các issue dự án cũng có nhiều phần mềm mạnh, nên trước đó, phòng Quản trị dự án (PMO) cũng phải nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá trên các tiêu chí để lựa chọn một mềm có thể sử dụng dễ dàng nhất, ứng dụng và tùy chỉnh theo quy trình quản lý tại HiPT. Hơn nữa, khi áp dụng bất kỳ phần mềm nào để quản lý trong dự án, quan trọng nhất là phải xây dựng được quy trình hợp lý, phù hợp với nhu cầu quản lý. Redmine là ứng dụng dễ tùy biến, cải tiến quy trình, giao diện thân thiện, vì thế, nếu áp dụng được Redmine, sau này, có thể đưa quy trình đã áp dụng để ứng dụng trên bất cứ phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp nào khác.

PV: Xuất phát từ ý tưởng nào khiến chị nghĩ đến việc sử dụng Redmine?

Chị HươngLTM: Như tôi đã chia sẻ ở trên, thông tin trong dự án cần phải được chia sẻ ở nhiều cấp/bộ phận liên quan.

Vì thế, khi chia sẻ bằng các cách thông thường như họp hay thông qua email thì có thể dẫn tới việc sai lệch và chưa kịp thời. Khi ứng dụng Redmine, việc chia sẻ các thông tin cơ bản được tự động hóa. Hơn nữa, bước đầu, tạo được thói quen báo cáo một cách chuyên nghiệp và kịp thời về các vấn đề được phân công thực hiện, theo dõi và quản lý tới từng cán bộ ở các vai trò tham gia dự án.

PV: Sau thời gian sử dụng, chị đánh giá như thế nào về ưu điểm và nhược điểm của Redmine trong việc quản trị dự án?

Chị HươngLTM: Sau hơn 01 năm sử dụng phần mềm Redmine, tôi thấy nó có khá nhiều ưu điểm. Có thể kể đến như:

– Dễ tùy chỉnh theo quy trình mong muốn. Dễ dàng tạo thêm những loại “vấn đề” cần xử lý cùng với quy trình theo từng loại.

– Dễ sử dụng, tự tạo các bộ lọc theo yêu cầu của từng đối tượng.

– Giao diện thân thiện nhất so với rất nhiều công cụ quản lý dự án đang thịnh hành.

Tuy nhiên, vì là phần mềm miễn phí nên chắc chắn không thể tránh được những nhược điểm, đó là:

– Phải nhập tay các đầu việc lên hệ thống. Chưa nhập tự động thông tin từ các tệp có định dạng “excel.” hay “mpp.” vào hệ thống. Để xử lý vấn đề này, hiện nay đã có các “plugin” được bán sẵn trên thị trường, nhưng trong giai đoạn này, chúng ta chưa xem xét tới việc đánh giá và lựa chọn trước khi mua.

– Chưa kết xuất được báo cáo trực tiếp dưới định dạng “excel” mà phải chuyển từ “cvs” sang “excel”. Vì thế, vẫn cần bộ phận hỗ trợ phải thực hiện kết xuất báo cáo và gửi lại ở dạng excel tới các bên liên quan.

Song dù vẫn tồn tại nhiều nhược điểm, nhưng cá nhân tôi đánh giá Redmine vẫn là một công cụ hỗ trợ quản lý báo cáo khá hữu hiệu vào thời điểm này tại HiPT.

PV: Việc ứng dụng Redmine tại HiPT gặp phải những khó khăn gì, thưa chị?

Chị HươngLTM: Dù là bất kỳ cái gì và vào thời điểm nào thì khi bắt đầu một cái mới chắc chắn không tránh khỏi những khó khăn. Với việc ứng dụng Redmine trong quản lý báo cáo tại HiPT cũng không phải là một ngoại lệ. Những khó khăn mà nhóm triển khai gặp phải, có thể kể đến như:

– Việc các cán bộ sử dụng các công cụ trong báo cáo hàng ngày cần thời gian để mọi người có thể tạo thành thói quen sử dụng chúng.

– Redmine chưa đáp ứng được toàn bộ những yêu cầu người sử dụng đưa ra (vì vẫn tồn tại những nhược điểm kể trên) nên cần có những quy định/ quy chế và hướng dẫn rõ ràng về phạm vi cho từng vai trò đang sử dụng hệ thống.

Nhưng cũng chỉ sau khoảng 3-6 tháng, cùng với sự hỗ trợ của quản lý các cấp, việc sử dụng Redmine để báo cáo dường như đã được mọi người “quen” hơn và đưa vào hệ thống “công việc” phải làm mỗi ngày nên việc thực hiện báo cáo cũng trở nên “nhẹ nhàng” hơn rất nhiều cho cả người sử dụng và người quản trị.

PV: Xin chị chia sẻ những kỷ niệm hoặc những ấn tượng đặc biệt trong quá trình ứng dụng Redmine trong Quản trị dự án?

Chị HươngLTM: Chuyện vui cười xung quanh việc sử dụng Redmine thì có rất nhiều, nhưng có lẽ “đất” trên bản tin hơi “đắt” nên tôi sẽ chia sẻ chi tiết trên một phương tiện khác (Cười). Tiện đây, tôi chỉ xin có 2 câu chuyện nhỏ góp vui cùng độc giả. Tại bữa tiệc sinh nhật anh TiêuVV và anh TùngNN vào thời điểm sau Tết Giáp Ngọ, các “thanh niên” xếp hàng dài để nhờ sếp “Create issue”, chuyển trạng thái từ “New” tới “Inprogress” và “Approved” cho em. Chỉ nhớ, trước khi được “Close”, thì mặt trời cũng đã chuyển về “tọa” trên mặt 2 sếp. J

Hay như tại Trung tâm Phần mềm là đơn vị đưa quy chế phạt không báo cáo cụ thể nhất với mức phạt 5.000đ/lần báo cáo muộn, tối đa 100.000đ/tháng . Hằng ngày, “vua báo cáo” Đỗ Hoài Anh đều viết e-mail cho từng người về việc cập nhật báo cáo hoặc nhắc nhở báo cáo muộn. Định kỳ, chị cũng tổng kết danh sách các cán bộ chưa báo cáo, báo cáo muộn và số tiền phạt tương ứng. Tuy nhiên, con số “quỹ phạt” đến giờ vẫn đang được nằm trong vùng bí mật, chưa được tiết lộ. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể xuống ngay tầng 3 để gặp người tổng hợp các “con số” và chiêm ngưỡng dung nhan của “vua báo cáo”.

PV: Cảm ơn những chia sẻ rất thú vị của chị về việc ứng dụng Redmine trong quản lý, báo cáo tại HiPT. Xin chúc phòng Quản trị dự án và Chất lượng sẽ nghiên cứu và đưa vào ứng dụng nhiều phần mềm hữu hiệu cho việc quản trị dự án tại HiPT.

Hồng Thu